Gevarieerde werkzaamheden in jouw functie als administratief medewerker
Sommige mensen zijn geboren administratief medewerkers. Ze halen plezier uit het bijhouden van allerlei zaken, zoals de schriftelijke communicatie met klanten en leveranciers, het organiseren van bijeenkomsten of afspraken en ze rapporteren als de beste. Soms is je dit met de paplepel ingegoten, bij anderen is het talent later ontstaan en ontdekt. Als je als administratief medewerker werkzaamheden goed plant en organiseert, ben je van groot belang voor een organisatie. Jij bent steun en toeverlaat tijdens de administratieve bedrijfsvoering.
Concrete taken van een administratief medewerker
Soms kun je je lastig een voorstelling maken van wat een administratief medewerker de hele dag concreet doet. Een typische dag kan starten met het doornemen van de agenda en afspraken met je leidinggevende en het beantwoorden van e-mails. Zodra de postverwerking zijn ronde heeft gedaan, kijk je of er dringende zaken bij zitten die direct actie van je vragen. Alle documentatie archiveer je op de juiste plek en in de juiste volgorde. Soms was het archief al aanwezig toen jij er kwam werken, maar het kan ook gebeuren dat van jou gevraagd wordt om het archief in te richten. Als een bedrijf nog groeit is daar eerder nog geen aandacht voor geweest. Tussendoor accepteer je ook nog de leveranciers die zich aan de receptie gemeld hebben. En voor je het weet is de werkdag al weer voorbij.
Uitdagingen in het werkveld
Niet iedere organisatie en niet iedere manager is hetzelfde. Voor jou betekent dit na je opleiding dat je bij sollicitaties af gaat tasten of de grenzen van jouw werkzaamheden helder zijn. Bij een kleine organisatie kunnen er ook secretariële werkzaamheden van je gevraagd worden of handel je alle administratie af, terwijl je ook een positie aan de receptie hebt. Dit zorgt ervoor dat je goed moet kunnen schakelen. Een klant die informatie aan de balie vraagt, laat je niet wachten tot je klaar bent met het opbergen van die laatste binnengekomen facturen. Daarnaast wordt een representatieve houding van je gevraagd, niet alleen in communicatie, maar ook in uitstraling. Dat moet dus wel bij je passen.